PENGURUSAN ORGANISASI

PENGURUSAN ORGANISASI

Oleh: Ronn. M. Noor

DEFENISI PENGURUSAN

Pengurusan mempunyai peranan yang penting dalam kehidupan masyarakat pada hari ini. Organisasi yang berfungsi dengan efektif dan efesien adalah organisasi yang mempunyai sistem dan kaedah pengurusan yang sofisitikated. Oleh kerana pengetahuan dan kemahiran pengurusan telah dianggap sebagai satu faktor kritikal dalam kejayaan sebuyah organisasi, maka pelbagai kursus dan latihan mengenai pelbagai aspek pegurusan telah ditawarkan oleh perlbagai institusi, khususnya di kolej- kolej da universiti di seluru dunia. Antara kursus yang popular di kalangan pelajart-pelajar dan pengamal-pengamal pengurusan ialah Sarjana Pentadbiran Pengurusan (MBA) yang dipercayai boleh melengkapkan seorang pengurus atau bakal pengurus dengan pengetahuan dan kemahiran pengurusan yang komprehensif. Namun, seperti kosep organisasi, pengurusan sebagai satu konsep yang biasa diperkatakan dan digunakan oelh ramai pihak juga telah gagal diungkapkan secara ilmiah, walaupun sebahaian pihak menggelarkan masyarakat pada zaman sekarang sebagai masyarakat saintifik.

Konsep pengurusan telah digunakan dengan cara perspektif yang berbeza. Kadang-kadang pengurusan digunakan untuk merujuk kepada proses-proses yang diikuti oleh para pengurus untuk mencapai matlamat organisasi. Konsep pengurusan juga kerapkali dirujukna kepada individu-individu yang mengurus dan mentadbir sebuah organisasi. Contohnya, biasa kita denganr di kalangan para pekerja apabila emreka menghadapi masalah-masalah tertentu mereka akan mengatakan bahawa biarlah pihak pengurusan akan membuat keputusan mengenainya.

Namun, secara umumnya sebagai besar para sarjana pengurusan menerima pakai kosep pengurusan sebagai satu proses aktiviti yang diketahui oleh para pengurus, tetapi dilakukan bersama-sama dengan para pekerja. Kebanyakan defenisi pengurusan yang telah dikemukakan oleh Hendry Fayol (1916). Pandangan umum mengenai kosep pengurusan masih sah sehingga ke hari ini walaupun definisi-definisi yang terkemudian membuat sedikit sebanyak adaptasi daripada versi asal konsep pengurusan yang telah dikemukakan oleh beliau. Hendri Fayol berpendapat bahawa untuk mengurus adalah untuk meramal dan merancang, mengorganisasi, mengarah, mengkoordinasi dan mengawal. Manakala Brech (1957) pula mendefisikan pengurusan sebagai satu proses sosial…proses ini terdiri dari pada…perancangan, kawalan, koordinasi dan motivasi.

Berdasarkan dua definisi penggurusan yang telah dipetik, maka pengurusan dalam koteks ini ditakrifkan sebagai satu proses sosial untuk mencapai matlamat organisasi secara efektif dan efesien bersam-sama dengan para pekerja serta menggunakan secara optimum sumber-sumber organisasi yang lainya. Kesimpulannya, terdapat sekurang-kurang tiga ciri asas apa yang dimaksudkan dengan pengurusan iaitu;

1. Satu proses sosial yang sinergistik di kalangan seluruh ahli organisasi secara berterusan yang melibatkan bebarapa aktiviti asas pengurusan.
2. Fokus proses sosial dan aktiviti-aktiviti asas itu adalah ke arah mencapai matlamat oraganisasi.
3. Matlamat orabanisasai hanya boleh dicapai melalui para pekerja dan sumber-sumber organisasai yang lain.

FUNGSI PENGURUSAN

Menurut Koontz dan O’Donnell (1976), terdapat lima fungsi penting pengurusan, iaitu perancangan, pengorganisasian, penstafan, kepimpinan dan pengawalan.

Perancangan

Perancangan ialah suatu aktiviti proaktif untuk mengurus masa depan sebuah organisasi untuk tujuan penakatannya. Dalam proses parancangan, pihak pengurus dan pekerja akan mengambil kira tentang perkara-perkara yang akan berlaku pada masa-masa akan datang yang dipercayai boleh memberi impak langsung dan tidak langsung terhadap organisasi mereka. Perancangan melibatkan penentuan dan pemilihan mengenai;

- apakah yang hendak dicapai pada masa akan datang

- apakah kerja yang perlu dilakukan

- bagaimanakah kerja-kerja tersebut hendak dilakukan dan

- bilakah ia perlu dilaksanakan

Fokus kepada perancangan lebih ke arah merealisasikan matlamat oraganisasi yang hendak dicapai, sama ada malamat strategik, matlamat fungsian, ataupun matlamat operasional.

Pengorganisasian

Pengorganisasian merujuk kepada tugas para pengurus membentuk satu struktur oraganisasai yang menjelaskan penyusunan kerja-kerja dan pengagihan kerja-kerja tersebut beserta sumber-sumber yang diperlukan. Untuk merealisasikan perancangan yang telah dibuat. Ringkasnya, pengorganisasian ialah aktiviti-aktiviti pengurusan untuk mengagihkan kerja dan sumber-sumber untuk bekerja bagi mencapi matlamat oraganisasi. Mengoragnisasikan kerja dan sumber yang sesuaikan dengan pekerja adalah penting dan kritikakl kerana ia akan menentukan sama ada pekerja dapat mencapi tahap produktiviti yang maksimum ataupun tidak ia juga memastika setiap sumber itu digunakan secara yang optimum. Pengorganisasian kerja, pekerja dan sumber organissasi perlu dilakukan dengan teliti dan mengambil kira pelbagai aspek agar pengurusan sebuah organisasai dapat berjalan dengna sempurna.

Penstapan

Keperluan kepada pekerja yang mencukupi dan terlatih untuk melaksanakan suatu kerja pada masa sekarang dan akan datang adalah fungsi pengurusan yang sama pentingnya dengan fungsi-fungsi yang lain. Proses penstafan bermula dengan menentukan apakah kerja-kerja yang hendak dilakukan didalam organisasai. Jumlah dan jenis kerja mestilah disesuaikan dengan jumlah dan kemahiran pekerja. Ia juga perlu megambil kira sama ada sesuatu kerja itu hendak dilakukan secara individu, ataupun secara berkumpulan. Setiap kaedah bekerja akan menentukan jenis penyeliaan yang sesuai untuk digunapakai dalam pengurusan sember daya manusia. Ringkasnya, penstafan melibatkan beberapa aktiviti pengursan yang penting, seperti analisis kerja, pengukuran kerja, penilaian dan penggredan kerja, pembentukan kerja, rekrutmen dan pemilihan kerja.

Kepimpinan

Kepimpinan melibatkan proses mempengaruhi para pekerja oleh para pegurus, ketua dan penyelia supaya mereka melaksanakan tugas-tugas yang telah dipertanggungjawabkan dengan sebaik yang mungkin. Fungsi kepimpinan dalam pengurusan bayak dikaitkan dengan proses memotivasi para pekerja supya mereka lebih produktif. Oleh itu, antara tingkah laku kepimpinan yang selalu ditonjolkan oleh para pemimpin dalam pengurusan seharian ialah komunikasi yang ekstensif oleh para pengurus dengan para pekerja mereka untuk menyampikan dan memberi inspirasi kepada para pekerja mengenai kepada para pekerja mengenai visi dan misi organisasi, mengetahui dan menyelesaikan maslaah-masalah kerja dari semasa ke semasa serta memberi panduan mengnai cara bekerja dengan lebih efektif.kepmimpinan adalah aktiviti pengurusan yang menumpukan seratus peratus kepada aspek manusia supaya pekerja dapat memberikan komitmen yang tinggi dan kesetiaan yang berkekalan kepada oraganisasi mereka.

Pengawalan

Merujuk kepada penilian yang dibuat terhadap prestasi sebenar organisasi dan unit-unit di dalamnya untuk dibandingkan dengan perancangan dan matlamat organisasi yang telah ditetapkan. Selain untuk melihat tahap produktiviti oraganisasi, pengawalan juga merujuk untuk menilai sama ada keseluruhan komponen dalam oraganisasi sedang bergerak pada landasan yang betul sebagai mana yang telah ditentukan. Aktiviti utama dalam proses pengawalan oraganisasi adalah pengumpulan data-data yang berkaitan dan mencukupi. Data-data ini kemudiannya dianalisis untuk melihat tahap pencapaian sebenar yang seharusnya dicapai oleh semua pihak dalam organisasi. Juga pencapaian semasa bersamaan atau melebihi tahap pencapaian yang telah ditentukan, ia bermakna semua pihak dalam organisasi telah berfungsi dan berperanan dengan berkesan. Sebaliknya, jika pencapian semasa berada di bawah tahap pencapaian yang sepatutnya, maka pungsi pengawalan memasuki proses pembetulan dan pemulihan. Pada peringkat ini, para pengurus akan menila kembali perancangan yang telah dibuat, kesesuaian dan kemunasabahan matlamat yang hendak dicapai dan prestasi pekerja. Ini bermakna proses pengurusan akan bermula semula mulai fungsi yang pertama hinggalah fungsi yang terakhir sehinggalah apa yang dihajatkan dapat dicapai dengan sempurna.

PERANAN PENGURUS

Sejak beberapa dekad kebelakangan ini beberapa sarjana pengkaji pengurusan cuba membincangkan konsep pengurusan daripada bersifat umum kepada aspek yang lebih spesifik, khususnya fokus kepada apa sebenarnya yang sepatutnya dilakukan oleh seorang pengurus pada setiap hari ditempat kerja. Penekanannya lebih kepada persoalan mengenai apa itu pengurus daripada apa itu pengurusan. Berdasarkan penyelidikan ekstensif yang dibuat terhadap lima orang pengurus sekitar akhir tahun 1990-an, Henry Mitzberg (1973) telah menyenaraikan beberapa peranan penting yang perlu dilaksanakan oleh pengurus yang terlibat dalam aktiviti-aktiviti kepengurusan. Senarai peranan pengurus yang dicadangkan oleh mitzberg bolehlah dianggap sebagai satu huraian kerja seharian seorang pengurus yang agak komprehensif cakupannya. Menurut Mintberg peranan-peranan seorang pengurus adalah sebagai;

Boneka

Peranan seorang pengurus sebagai boneka organisasi adalah terlibat dalam aktiviti upacara-upacara simbolik di dalam dan di luar organisasi, seperti dalam majlis pembukaan, perasmian, pelancaran, penganugrahan, meraikan tetamu. Kehadiran dan peranan seorang pengurus dalam majlis-majlis tersebut secara simboliknya adalah sebagai mewakili keseluruhan organisasinya.

Pemimpin

Sebagai pemimpin, seorang pengurus bertanggungjawab untuk mendorong para pekerja mereka supaya sentiasa produktif dan menunjukkan komitmen kerja yang tinggi serta kesetiaan yang tak berbelah bagi kepada organisasi mereka. Usaha ini dilakukan dengan sentiasa mengambil kira keperluan-keperluan utama para pekerja menghargai dan menghormati mereka sebagai seorang manusia serta wujudnya matlamat kerja yang jelas dikalangan mereka.

Penghubung

Sebuah organisasi dalam urusan-urusan sehariannya amat bergantung dan memerlukan berbagai-bagai bentuk kerja sama dengan pelbagai organisasi luar, seperti perjumpaan dalam seminar, persidangan dan mensyurat antara pengurus-pengurus syarikat.

Usahawan

Setiap organisasi secara langsung atau tidak langsung sentiasa terdedah kepada kesan buruk daripada persaingan dengan pesaing-pesaing dalam bidang perniagaan yang sama, sama ada daripada syarikat-syarikat tempatan, mahupun syarikat-syarikat antar bangsa. Sehubungan dengan ini, setiap syarikat antara lainnya perlulah sentiasa kreatif dan inovatif dalam pengeluaran masing-masing supaya mempunyai nilai tambah dalam setiap barangan yang dikelurkan ataupun perkhidmatan yang ditawarkan. Pengurus merupakan pihak yang berperanan penting sebagai usahawan untuk berani menanggung risiko dengan membuat perubahan-perubahan yang munasabah agar syarikatnya lebih responsif dengan kehendak pengguna dan dengan yang demikian akan lebih kompetitif di pasaran tempatan dan luar negara.

Penguntuk Sumber

Sebagai penguntuk sumber, seorang pengurus terlibat dalam aktiviti-aktiviti mengagihkan segala sumber pengeluaran dalam organisasi kepada unit atau jabatan atau kumpulan-kumpulan kerja yang memerlukannya. Pengagihan ini hendaklah dilakukan secara efektif, efesien, adil dan munasabah supaya dapat mengelakkan daripada berlakunya sebarang konflik yang boleh menjejaskan keharmonian antara unit dan pekerja dalam organisasi tersebut. Pertimbangan pengagihan hendaklah dibuat berdasarkan kepada keutamaan syarikat memandangkan sumber-sumber organisasi adalah terhad.

Pengaman Kekacauan

Konflik adalah fenomena yang biasa berlaku dalam oraganisasi. Proses prubahan organisasi disebabakan tekanan persekitaran boleh menjadi satu punca kepada pelbagai konflik dalaman. Manakala kes-kes seperti kerugian syarikat, kemalangan di tempat kerja juga boleh menimbulkan konflik di kalangan para pekerja. Apabila berhadapan dengan situasi seperti ini peranan pengurus ialah berusaha sedaya yang mungkin untuk menyelesaikan segala perkara yang berbangkit dikalangan para pekerja mereka dengan langkah-langkah pemulihan melalui kaedah adaptasi, akomodasi, ‘matalamat utama’serta mengubal strategi-strategi penyelesaian secara bersama. Seboleh mungkin, setiap penyelesaian konflik hendaklah tidak merugikan semua pihak yang terlibat.

Perunding

Setiap organisasi akan berhadapan dengan pelbagai tuntutan dan permintaan dari semasa ke semasa. Tuntutan dan permintaan ini mungkin datang dari sebuah organisasi terhadap organisasi luar, seperti contoh; tuntutan pihak pengurus syarikat A dari syarikat pembekal atau pemasarannya dan juga tuntutan yang bersifat dalaman, seperti tuntutan kesatuan sekerja terdahap majikan untuk menaikkan gaji tahunan. Penyelesaian segala masalah yang timbul adalah melalui perundingan, iaitu para pengurus bertanggung jawab mewakili syarikatnya untuk merunding mengenai sesuatu perkara dengan pihak luar untuk membela organisasinya dan juga berusaha menyelesaikan sebarang pertikaian yang berlaku antar pihak pengurusan dengan pihak pekerja.

Pengawas

Para pengurus adalah sentiasa pihak yang menjadi tumpuan segala maklumat sama ada maklumat yang masuk dari luar organisasi ke dalam organisasinya, ataupun maklumat yang datangnya dari dalam organisasi untuk di hantar ke organisasi luar. Oleh yang demikianl, peranan pengurus dalam konteks ini ialah memastikan maklumat-maklumat diterima dengan baik dan di sampaikan kepada pihak-pihak yang berkenaan dengan sempurna dan secukupnya untuk paedah organisasi. Disamping itu, para pengurus juga harus bersifat proaktif dengan berusaha mendapatkan maklumat dari luar organisasi melalui konferens, seminar, buku, majalah dan jurnal sebagai input terkini yang boleh membantu meningkatkan daya saing organisasinya.

Penyebar Maklumat

Berdasarkan hirarki dalam sebuah organisasi, para pekerja tidak berhak mendapatkan maklumat yang tertentu, walaupun maklumat tersebut diperlukan untuk urusan pekerjanya. Justru, peranan pengurus ialah menyebarkan segala maklumat yang perlu kepada para pekerja mereka dari semasa ke semasa melalui pelbagai cara, termasuklah dengan mengadakan mesyurat, sesi taklimat, buletin syarikat, dan surat-surat pekeliling.

Jurucakap

Jurucakap berperanan untuk menyampaikan segala maklumat yang perlu diberikan kepada organisasi luar atau masyarakat umum sebagai wakil dari syarikatnya. Maklumat tersebut mungkin mengenai polisi syarikat, projek-projek sosial syarikat, dan perancangan tahunan yang disampaikan melalui siaran akhbar perjumpaan-perjumpaan lembaga pengarah dan seumpamanya.

Mintzberg (1973) menjelaskan, terdapat empat peranan spesifik seorang pengurus untuk menjayakan misi sebagai pembuat keputusan yang efektif dan efesien, iaitu;

§ usahawan

§ pengutuk sumber

§ pengaman kekacauan

§ perunding

KEMAHIRAN PENGURUSAN

Penyelidikan yang telah dilakukan oleh Robert Katz (1974) menjelaskan sekurang-kurangnya terdapat tiga kemahiran asas pengurusan yang perlu ada pada setiap seorang pengurus, iaitu;

Kemahiran Teknikal

Kemahiran teknikal merujuk kepada pengetahuan dan kebolehan seseorang pengurus mengaplikasi segala teori, kaedah, teknik, prosedur dan alat-alat yang sesuai untuk melaksanakan sesuatu tugas yang spesifik. Kemahiran teknikal ini amat mudah untuk diphami dalam dunia pekerjaan profesional yang bersifat teknikal, seperti kerja seorang jurutera dan seorang doktor. Mereka mestilah mempunyai kemahiran teknikal dalam bidang masing-masing untuk membolehkan mereka melaksanakan tugas-tugas seharian mengikut keperluan dan piawaian yang ditentukan. Dalam bidang pengurusan pula, seorang pengurus personel hendaklah mempunyai pengetahuan dan kemahiran teknikal yang secukupnya dan terkini serta mahir dalam prosedur dan peralatan yang digunakan untuk proses pengrekrutan, penstafan, latihan, pembangunan staf, penilaian prestasi, pampasan dan sebagainya.

Kemahiran Manusia

Kemahiran merujuk kepada kebolehan seseorang pengurus untuk bekerja dan memahami serta memotivasi para pekerja, sama ada secara individu mahupun secara kumpulan dan pasukan. Sebagian besar daripada urusan seharian para pengurus organisasi adalah bekerja bersama-sama dengan para pekerja mereka. Malah, kejayaan seorang pengurus adalah bergantung kepada sejauh mana mereka dapat merealisasikan matlamat syarikat melalui kerja-kerja yang dijalankan oleh para pekerja mereka. Berdasarkan kepada hakikat ini, kemahiran manusia amatlah kritikal kepada seorang pengurus. Antaranya, komunikasi, perundingan, motivasi dan kepimpinan.

Kemahiran Konseptual

Kemahiran konseptual ialah kebolehan mental atau minda untuk menganalisis dan mengdiagnosis setiap situasi dan masalah, malah berupaya untuk menyelaras dan menyepadukan keseluruhan aktiviti organisasi agar ia lebih sistematik dan efektif. Setiap organisasi sentiasa berdepan dengan pelbagai cabaran dan saingan yang memerlukan kepada penentuan polisi dan strategi organisasi yang lebih berdaya saing. Kemahiran konseptual yang tinggi sanggat diperlukan untuk membolehkan seseorang pengurus memahami dengan sempurna dan rasional setiap peluang dan tindakan-tindakan yang lebih strategik dari semasa ke semasa. Dengan yang demikian, organisasi akan dapat berfungsi dengan lebih efektif sesuai dengan situasi dan kehendak semasa. Disamping itu, perlu dipahami bahawa proses untuk mencapai matlamt organisasi melibatkan jumlah aktiviti yang banyak dan pelbagai. Kesemuanya perlu di organisasi sejara efektif supaya wujud kelancaran beroperasi demi untuk meminimumkan kos pengeluaran di samping akan dapat mencapai tahap produktiviti yang tinggi serta berkualiti.